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徐州優譯翻譯公司組建于2004年。主要從事與外語相關的翻譯、培訓、對外貿易、外語交流等相關服務。優譯翻譯隊伍由眾多經驗豐富的專職翻譯人才、歸國翻譯博士、碩士和具有行業背景的專業翻譯人士創建并擔綱,由來自加拿大、澳大利亞、美國、日本、韓國、俄國等對其母語有著深入研究的專家隊伍進行審核把關。我們始終堅持做徐州翻譯公司的領跑者!

 

對外業務人員外貿跟單全面解析

發布日期:2009-09-07    

    第一步:作為業務人員的心態:記住該記住的,忘記該忘記的。改變能改變的,接受不能改變的。

    談業務人員的心態,就必然會涉及兩個方面:招聘和應聘。如果以業務人員/銷售代表的身份進入公司,工作職責就是:維護好客戶,多接訂單。如果以業務助理的身份進入公司,工作職責就是:做好業務經理分配的工作。兩者工作內容相同,但待遇卻有相差。一般來說,業務人員/銷售代表是有業務提成的;而業務助理是沒有提成的。在招聘和應聘時,公司與業務人員雙方需就待遇問題談好細節條件。這就對雙方提出要求。對公司來說,一整套完善的業務薪資體制需要出臺;對業務人員來說,不要讓不確定因素模糊下去。一個連自己利益都不會去爭取的業務人員會為公司爭取利益嗎?

    從發展來說,業務人員應與公司的發展同步。即,業務人員的工作為公司帶來穩定的發展,得到應得的報酬。業務人員在進入公司時,就必須做好在公司工作3-5年以上的準備。因為一個業務人員從熟悉產品到積累固定的客戶最好也需要1年以上。也就是說到第2年,業務人員才能真正從自己的工作成果中獲利。公司的相應待遇制度也應該建立在3-5年以上而且用好業務人員的這3-5年時間,為公司謀取更大的利益。

    任何事都沒有對與錯,它是一種經歷;人生也只是一種經歷。所以要怎么樣去做,盡管大膽地去做吧!

    第二步:做到正規,注重細節

    為什么要正規和注重細節?

    對外貿易與其他的貿易不同,因為地理、文化背景等方面的不同,它需要操作人員使用一套已經被廣泛接受并沿用的系統。它就是我們在書本上學習到的那些知識和規范。從溝通的細節中客戶會看到你的工作態度,工作是否嚴謹及是否可以信任。

    如何正規和注重細節?

    從業務人員來說,所有與客戶有接觸的文件都必須符合國際慣例。它們都有其固定的格式和規范。 所以盡量使用正規的商務信函,正規的合同格式,正規的樣品發票等文件。

    在實際操作中從以下幾方面做到:

    1.對客戶的回復使用正規商務信函格式。

    2. 在每一封信函中正確使用簽名格式

    3.努力提高英語寫作水平。使用正確、簡潔的語言。

    4. 使用常用的字體及字號。公司如有規定,使用公司規定的字體,字號及顏色。

    5.不使用非正規縮寫。如:asap.

    6. 規范使用英文大小寫。不使用全部大寫,以方便客戶閱讀

    7.尊重客戶,使用禮貌用語。勿出現商務忌諱用語或太粗俗語言。

    第三步:熟悉產品

    一個連產品都不熟悉的業務人員,能將產品推銷給客戶嗎?會贏得客戶的信任嗎?

    從以下方面來熟悉產品:

    1. 如果是生產型企業,業務人員多到生產車間和樣品制作部去;如果是貿易企業,多與工廠負責人溝通并將得來的資料進行比較。一方面可以了解生產工藝,另一方面可以全面了解產品相關知識。

    2. 如果你是接手以前業務人員手上的工作,整理以前與客戶溝通過的信函,會讓你了解許多有關產品方面的知識。

    3. 不懂一定要問。因為客戶既然敢下訂單,說明他對產品還是有一定了解的,甚至說非常了解。而你要做的就是比他更專業,因為你要賣你的產品給他。把客戶當傻瓜是最不明智之舉。

    4. 如果還有其他業務人員,創造機會讓你們成為朋友。如果他愿意幫你,你可以省很多時間和精力。

    5. 做個有心人。將在日常訂單跟進過程中的產品相關知識整理成文檔并默記在心中。

    公司產品知識見皮革文具及皮革制品參數標準。

    第四步:做到 “分析—反饋—溝通”,“建議”和“守諾”

    溝通心態及目標:將客戶每個詢價變成訂單。即使這次溝通沒有接到訂單,也要讓客戶在下次有類似的產品詢價時,第一時間想到你或你的公司。

    分析—反饋—溝通

    在收到客戶信函和詢價時,第一件事就是認真閱讀,然后進行分析;主要分析客戶的意向是什么,客戶需求什么及客戶希望得到哪些方面的信息。

    根據多年對客戶來函的統計及匯總,可以將其分為如下幾類:

    1. 建立業務關系函件

    這樣的信函主要內容是介紹公司的情況,表達建立業務關系的意向及客戶經營范圍。

    回復方式:感謝客戶對公司的關注,簡單介紹公司的服務,體現公司實力,引導客戶嘗試公司提供的服務。
 
  2. 產品大類的詢價函件

    此類信函客戶意向比較明顯—他需要什么類別的產品,作途是什么等。這時,有針對性的推薦一些產品給客戶并配合客戶了解更全面的產品。主要以體現企業在這些產品上及服務上的專業為中心。

    因為要推薦產品,所以必不可少的會涉及到產品圖片。什么樣的產品圖片是最合適的呢?

    1)產品圖片規格(單個產品):大小(以最長的一邊算)不要超過24CM, 分辨率72-100 DPI為合適。這時圖片大小在200K以內為好。 這樣產品圖片即清晰,體積也不大。通過電子郵箱發送也很方便。

    如果多個產品在一個圖片上,大小以不超過24CM為好,分辨率為100DPI為合適。圖片大小在400K左右。

    這里就涉及到一些簡單圖片處理的知識了。在PHOTOSHOP的入門教程上有介紹。到網上搜索或到書店買本書來學習一下。

    2)單個郵件大小不要超過800K。最好在600K以內。這樣方便客戶接收郵件。如果超出800K,則可以分多封信函進行發送。

    3)產品圖片必須給客戶直接印象并讓客戶清楚了解產品所有細節。我們產品必須有產品合起及打開時的圖片。如有增加配件需單獨附上。在報價中不包括的配件,最好單獨附圖片。

    4)業務人員使用的產品圖片必須清楚,能真實反映產品顏色,結構,配件等款式不可缺少的因素。所以要求產品在拍攝時使用正片拍攝。正片拍攝費用也不貴,正片分兩種:#120和#135. 一般以120為主,個體較小的產品(如錢包等)使用135拍攝在成本控制方面較為劃算。#120:50元/張, #135:30元/張。大約值,具體請與拍攝公司確認。

    3.單個或幾個產品款式的詢價。

    這樣的產品詢價針對性比較強,客戶已經將目標鎖定到了具體的產品上。這時,第一步是滿足客戶的第一需求—得到報價;然后才是體現公司實力和服務的專業。當然以上所有的回復方式都是針對新客戶。對于老客戶就不用說太多,以實際服務質量及產品質量來說話。

    這里還提及一點:做個正式的報價單。報價單屬企業文件的一種,也屬于VIS中的一部分。越正規越好。國外客戶習慣使用EXCEL文檔,也可以將其做成PDF文檔發送給客戶。報價單文件名稱方面也有進究。最能好包括產品名稱,型號,數量,報價日期或客戶編號。這樣方面雙方以后進行查找及核對。

    可將詢價產品細分為兩種:

    1. ODM:即公司自行開發的產品

    如果產品款式不多,可以在報價的時候附產品圖片,這樣方面客戶通過信函直接進行比較、審核。報價需要詳細,包括:價格,產品說明/描述,包裝資料,樣品時間,樣品費用,大貨。 如有商標,也需要注明相關細節。

    如果款式太多,可以不提供產品圖片。而只提供報價。報價以表格的形式,即只提供價格而沒有詳細細節。待客戶選擇具體的款式后,再提供詳細的報價。

    2.OEM:即客戶來款式報價。

    這些款式可能是客戶直接開發的,也可能是競爭對手開發的。它代表了客戶需求的一種意向。 對于此類詢價,除作詳細的報價單外,還需將這些款式發送到公司產品設計和開發部門,作為公司開發產品的借鑒。

    分析:客戶是否有價值。

    公司投入廣告就象撒網一樣,拉上岸的除了魚還有樹枝,垃圾等。所以公司通過廣告得來的詢價并不是全部都有價值。公司需要對這些資源進行過濾后,為真正的客戶提供服務。一個公司擁有有限的資源,它只能服務一些客戶并令他們滿意,不可能服務所有客戶并令他們滿意。

    如何來辨別客戶的價值呢?可以從以下方面進行判斷:

    1.客戶國別是否在貴公司主打市場范圍內?

    2. 客戶聯系方式是否符合正規公司條件:公司名稱,地址,電話,傳真,電子信箱,網站這些資料是否完整。電話和傳真是同一個號碼或者電子信箱是免費郵箱(yahoo. gmail, hotmail, aol.com等)的客戶,一般是很小的公司。對于這些客戶不要放過多的精力和時間去進行跟進。根據以往的經驗,所有免費的郵箱會在使用1年以后失效。

    3.通過樣品收費的方式過濾一部分無誠意合作的公司。2004年以前,幾乎有一半的貿易公司都不接受樣品費用。到2005年,接受樣品費用的公司也越來越多。而且一般來說低價值的產品的樣品費用都會在生產大貨時退還。一般情況下收取樣品費用,是對于新客戶來說。而樣品費用這個過濾網,也會為企業在開發大客戶時成為障礙。因為絕大多數大公司是不同意支付樣品費用的。這就看企業在開發客戶時的取向了。這只是一個過濾網,可以對感覺比較有價值的客戶采用靈活的調整。如公司訂單比較缺乏時,可以通過免費樣品爭取到一些客戶,這也是企業競爭的一個方面。制度與靈活的拿捏平衡也是很關鍵的。

    經過多次與客戶的溝通及長時間的統計,但我想念肯定還會有其他的方法可以從沙中淘出金子來。這些技巧就要大家來補充了。

    反饋與溝通

    在訂單跟進過程中,業務人員需養成即時反饋及溝通的習慣。客戶發出的信息都能得到你的反饋,這樣可以讓客戶放心。如果能讓客戶也養成這樣的習慣,那也會減輕業務人員的工作量。

    溝通,不管是在訂單跟進或為人處事中都是極其重要的一個手段。這里要說的溝通是確認訂單前所有的細節。細節要分成兩個部分。一、業務人員方面的:即業務人員可以根據產品方面及跟單方面的知識來確認的細節。二、客戶方面的:即需要客戶確認的細節。這兩方面的把握也是體現業務人員跟單能力的重要因素。

    建議:站在客戶的角度,給出你的建議。

    銷售最理想的高度是:顧問式的銷售。站在客戶的角度來考慮問題,提出你自己的建議來幫助客戶。同時也幫助了你自己。從產品來說,你要比客戶更了解產品,所以您的建議會比客戶的想法更適合于項目中的產品。

    你的合理建議讓客戶感覺到你的專業,也感覺到你的盡職。這樣還讓客戶給你多一份信任。這種信任關系在業務開展中是非常重要的。它會讓你的客戶忠誠度提高一個層次。

    但合理的建議是建立在對產品的充分了解和豐富的跟單經驗上的。這兩個因素都是在業務開展過程中慢慢積累起來的。它也是一把雙刃劍,用得好事半功倍,用不好會顯得更不專業。

    守諾

    它是業務開展的基礎,也是為人處事之道。除了業務人員必須守諾,還要讓公司最高領導人守諾。而為了遵守承諾,最好的辦法就是少做承諾,在給客戶承諾之前, 先去確認一個滿足承諾的條件是否可行。而一旦做了承諾,就一定要做到。如果做不到,就要誠心地向客戶道歉,不要去辯解或推卸責任。只需向客戶說:這是我的錯。然后想辦法來彌補。
 


編輯:優譯翻譯 來源:優譯翻譯
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